Cómo aplicar Business Analysis a soluciones de Data Warehouse o Business Intelligence

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El enfoque principal del Business Analysis es entender la necesidad que está detrás de cualquier iniciativa de negocio antes de iniciar algún esfuerzo de proyecto y con esto asegurar que esté completamente alineado a la estrategia institucional de la organización y que el objetivo del mismo está claramente entendido. El éxito en cualquier solución de Data Warehouse o Business Intelligence se determina al inicio del ciclo de vida del proyecto, cuando el analista de negocio enfrenta al negocio para recolectar sus requerimientos. La pobre recolección de los requerimientos de negocio es una de las fallas más comunes en los proyectos en general y eso incluye por supuesto los de Data Warehouse o Business Intelligence.

BUSINESS INTELLIGENCE (BI)

Frecuentemente las aplicaciones de BI utilizan datos de un data warehouse, sin embargo no todos los data warehouses son utilizados para BI o no todas las aplicaciones de BI requieren un data warehouse. Para distinguir entre los conceptos de business intelligence y data warehouse, Forrester[1] frecuentemente define de manera amplia que “Business Intelligence es el conjunto de metodologías, procesos, arquitecturas y tecnologías que transforman los datos en bruto en información útil y con significado, para habilitar una visión operativa y toma de decisiones más eficaz, estratégica y táctica”


[1] Forrester Research es una compañía independiente de investigación de tecnología y mercado que proporciona consejo acerca del impacto potencial y existente  de la tecnología a sus clientes y al público en general

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Cuando esta definición es utilizada, el concepto de Business Intelligence también incluye tecnologías como integración de datos, calidad de datos, data warehousing, gestión de datos, business analitycs y muchas otras más. Por otra parte, Thomas Davenport[2] define Business Analytics como un subconjunto de Business Intelligence basado en estadísticas, predicción y optimización. Tomando lo anterior en consideración, podemos decir que Business Intelligence es el paraguas que describe los conceptos y métodos utilizados por diversas tecnologías de gestión de información que permiten tener una visión global del negocio basada en datos, tecnologías y procesos la cual ayudará al negocio a ser más exitoso. Business-Intelligence


[2] Thomas H. Davenport es un académico Americano, autor especializado en analitycs, innovación de Procesos de Negocio y administración del conocimiento. ________________________
ANÁLISIS EMPRESARIAL
El área de conocimiento de Business Analysis que describe las actividades de análisis de negocio necesarias para identificar una necesidad de negocio, problema, u oportunidad, define la naturaleza de la solución que cumple esa necesidad, y justifica la inversión necesaria para entregar esa solución es el Análisis Empresarial. Los resultados del Análisis Empresarial proporcionan contexto para el posterior análisis de requerimientos e identificación de soluciones para una iniciativa dada o para planeación a largo plazo. El Análisis Empresarial es a menudo el punto de partida para  el inicio de un nuevo proyecto y este continúa a lo largo del proyecto conforme surjan cambios al mismo y se tenga disponible más información. Es a través de estas actividades que los requerimientos de negocio son identificados y documentados.
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Metas y Objetivos de Negocio
¿Qué es lo que el negocio requiere? ¿Cuál es la situación actual del negocio? ¿Se entiende completamente la necesidad? Las metas y objetivos de negocio describen los fines que la organización está buscando alcanzar y  se pueden relacionar a cambios que la organización desea realizar, o las condiciones actuales que desea mantener. Es muy importante identificar y definir porque se requiere un cambio a los sistemas y capacidades de la organización. Dado que BI puede ser aplicado para diversos propósitos, es importante identificar con claridad en que se aplicará para satisfacer las necesidades de la organización:
Medición – herramientas para medir el rendimiento del negocio
Benchmarking – herramientas para informar a los líderes del negocio acerca del progreso de la organización hacia las metas de negocio
Analíticos – herramientas para construir procesos cuantitativos permitiendo al negocio llegar a decisiones óptimas e ir descubriendo un mayor conocimiento del mismo
Informes y reportes – herramientas para construir la infraestructura para le explotación de informes y reportes estratégicos que sirven para la gestión estratégica del negocio
Colaboración – herramientas para reunir diferentes áreas internas y externas a la organización para trabajar en conjunto a través de ellas
Administración del conocimiento – herramientas para hacer que los datos de la organización sean encauzados a través de estrategias y prácticas, a identificar, crear, representar, distribuir y adoptar el conocimiento, visión y experiencia real de la organización
Oportunidad o problema de negocio
De acuerdo con Kimball[3] existen tres áreas críticas que el analista requiere evaluar dentro de la organización antes de estar listo para realizar un proyecto de BI.
  1. El nivel de compromiso y de patrocinio del proyecto por la alta dirección
  2. El nivel de necesidad del negocio de crear una solución de BI
  3. La cantidad y calidad de los datos de negocio disponibles

Compromiso y patrocinio de la alta dirección

Este es el criterio más importante a evaluar. El tener un fuerte soporte de la alta dirección ayuda a superar defectos y carencias a lo largo del proyecto. Aun el más perfecto diseño de un sistema de data warehousing o Business Intelligence no  podría superar la falta de un adecuado apoyo de la alta dirección.

Identificar la Necesidad del negocio

Debido a la cercana relación con la alta dirección, el siguiente aspecto crítico a evaluar antes de iniciar el proyecto es si hay o no una necesidad de negocio o si hay o no un beneficio de negocio claro con la realización del proyecto. Las necesidades y beneficios de una implementación de BI son algunas veces impulsadas por la competencia y la necesidad de ganar ventaja en el mercado. Otra razón es la adquisición de otras organizaciones que expanden la organización original y que algunas veces puede resultar beneficioso implementar una solución de data warehousing o BI con el fin de tener una mejor visión del negocio. Las compañías que implementan soluciones de BI son con frecuencia compañías grandes, organizaciones multinacionales con diversas subsidiarias y filiales. Una solución BI bien diseñada proporciona una vista consolidada de los datos clave de negocio, no disponibles en ninguna otra parte en la organización, proporcionando a la alta dirección visibilidad y control que de otra forma no existiría. Con la finalidad de asegurar que existe una oportunidad de mejora si la iniciativa es atendida, el analista de negocio debe de considerar alguno de los siguientes factores:

  • Impactos adversos que el problema o necesidad está causando hacia adentro de la organización y cuantificarlos (pérdida potencial de ingresos, ineficiencias, clientes insatisfechos, baja moral de los empleados)
  • Beneficios esperados por cualquier potencial solución (incremento de ingresos, reducción de costos, incremento de la participación en el mercado)
  • Que tan rápido el problema puede ser potencialmente resuelto o la oportunidad pueda aprovecharse así como el costo de hacer o de no hacer.
  • El origen real del problema

[3] El Grupo Kimball es la fuente de experiencia en data warehousing. Un equipo de profesionales dedicados a Data Warehousing conjuntando más de 100 años de experiencia
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Cantidad y calidad de los datos de negocio disponibles
Sin una buena calidad en los datos, no importa que tan buenos sean el apoyo de la alta dirección o los beneficios de negocio. Sin los datos apropiados o con muy poca calidad en los datos, cualquier implementación de BI está destinada al fracaso.
Resultado Deseado
Un resultado deseado no es una solución. Este describe los beneficios de negocio que resultarán de atacar correctamente la necesidad de negocio y de lograr el estado final deseado por los usuarios. Las soluciones propuestas deben ser evaluadas contra los resultados deseados para asegurar que pueden entregar estos resultados.
Frecuentemente es difícil justificar los beneficios esperados para proyectos de BI y a menudo  estos deben de ser priorizados a través de iniciativas estratégicas.
Algunas iniciativas estratégicas de negocio en las que se pueden apalancar beneficios que justifiquen los proyectos de BI son:
  • Crear una nueva capacidad del negocio como un nuevo producto o servicio
  • Atacar una desventaja competitiva, o crear una nueva ventaja competitiva.
  • Incrementar los ingresos, incrementando ventas o reduciendo costos.
  • Incrementar la satisfacción del cliente.
  • Incrementar la satisfacción del empleado.
  • Cumplir con nuevas regulaciones.
  • Mejorar la seguridad.
  • Reducir el tiempo para entregar un producto o servicio.
  • Fortalecer y promover el acceso a los datos en toda la organización.

Los resultados deseados deben de atender un problema u oportunidad y apoyar los objetivos y metas del negocio.

Como todo proyecto, es mejor demostrar beneficios tangibles tales como el de eliminar costos por la producción de reportes regulatorios, la reducción de tiempo de acceso de los empleados de la organización a los datos corporativos, etc.

Capacidades de la Organización

Evaluar las capacidades actuales de la organización e identificar aquellas que le impiden lograr las metas de negocio y alcanzar los resultados deseados es imprescindible. Determinar si es posible para la organización alcanzar la necesidad de negocio usando la estructura existente, personas, procesos, y tecnología es fundamental.

Obtener tanta información disponible como se pueda, de la arquitectura actual y acerca del estado actual de las áreas de la empresa afectadas por la iniciativa de BI. Si la información adecuada no está disponible, será necesario desarrollar modelos y otra información descriptiva acerca de lo que se requiere previamente para desarrollar la iniciativa. Una vez que las capacidades actuales de la empresa están totalmente descritas, ellas deben de revisarse contra los objetivos deseados para determinar si la organización actualmente tiene la capacidad de satisfacer la iniciativa de BI.

Si las capacidades actuales son insuficientes para lograr los objetivos de negocio, el analista de negocio debe identificar las capacidades que necesitan ser adicionadas. El analista de negocio desarrollará los modelos, la información descriptiva sobre la visión futura y la descripción sobre el estado futuro de la organización. Una comparación del estado actual y el estado futuro deseado identificará las brechas en las capacidades organizacionales que necesitan ser cubiertas para apoyar la visión de negocios, la estrategia, metas y objetivos.

Dado que los proyectos de data warehousing y BI están sustancialmente basados en los datos disponibles de la organización, antes de iniciar cualquier esfuerzo es necesario realizar un perfil de los datos[4]. Este análisis identifica el contenido, existencia y estructura de los datos y debe de hacerse lo antes posible y si éste demuestra la falta de los datos necesarios para satisfacer la necesidad de negocio, es importante considerar poner el proyecto en espera temporalmente mientras el área de TI resuelve como colectar la información apropiadamente.

Algunos otros ejemplos de capacidades son:

  • Procesos de negocio.
  • Características de la aplicación de software.
  • Tareas que un usuario final puede desarrollar.
  • Eventos que la solución debe tener disponible para responder.
  • Productos que la organización crea.
  • Servicios que la organización entrega.
  • Metas que la solución permitirá, a los usuarios y al negocio, alcanzar.

[4] Perfil de datos es el proceso de examinar los datos disponibles en una fuente de datos existente
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Enfoque de Solución
El enfoque de la solución pretende describir el enfoque general que se tomará para crear o adquirir las nuevas capacidades requeridas para satisfacer la iniciativa de negocio. Para determinar el enfoque de la solución, es necesario identificar los enfoques posibles, determinar los medios a través de los cuales la solución podrá ser entregada (incluyendo la metodología y el ciclo de vida a ser usado) y evaluar si la organización es capaz de implementar y eficazmente usar una solución de esa naturaleza.
  • Utilizar capacidades adicionales o existentes software/hardware que ya está disponible dentro de la organización.
  • Comprar o rentar software/hardware de un proveedor
  • Diseñar y desarrollar un software propio
  • Adicionar recursos a los negocios o realizar cambios organizacionales
  • Cambiar los procedimientos/procesos de negocios
  • Asociarse con otras organizaciones , o trabajar con proveedores externos

Cuando se planean los requerimientos para datos de negocio y business intelligence, siempre es recomendable considerar escenarios específicos que aplican a la organización y entonces seleccionar las características de BI que mejor se ajusten a ese escenario.

Con frecuencia estos escenarios giran alrededor de distintos procesos de negocio, cada uno construido sobre una o más fuentes de datos. Estas fuentes son utilizadas por características que procesan los datos para representarlas como información para la organización la cual subsecuentemente utilizará esa información para tomar decisiones de negocio sobre la misma.

Los pasos esenciales de BI que hay que tomar en cuenta cuando se está analizando el enfoque son:

  1. Cuáles son las fuentes de datos de negocio para colectar los datos requeridos
  2. Cómo convertir los datos de negocio en información y presentarla de forma apropiada
  3. Cómo consultar y analizar los datos
  4. Qué acciones se tomarán sobre los datos colectados y quienes las realizarán

Los elementos que se recomienda considerar al trabajar en el enfoque de la solución pueden incluir:

Generar Alternativas.- Identificar la mayoría de opciones potenciales para satisfacer los objetivos de negocio y completar las brechas identificadas en las capacidades. La lista de alternativas posibles debe incluir la opción de no tomar acción alguna, así como también la investigación de alternativas que pueden permitir que la organización gane tiempo.

Supuestos y Limitaciones.- Los supuestos que pueden afectar la solución elegida deben de ser identificados. Ciertas soluciones pueden ser descartadas porque se cree que no son viables técnicamente o por razones de costo, mientras otros enfoques pueden verse más fáciles de ejecutar de lo que realmente son.

Clasificación y selección de enfoques.- Se debe registrar la información disponible  y analizar la viabilidad operacional, económica, técnica, de tiempo, organizacional, cultural, legal y de marketing. Si hay solo unas pocas diferencias críticas entre las opciones de solución, puede ser necesario hacer una evaluación cualitativa de esas diferencias con el fin de lograr la mejor selección.

Alcance de la Solución

El propósito de esta actividad es conceptualizar la solución recomendada en suficiente detalle para permitir a los usuarios entender cuáles nuevas capacidades de negocio e iniciativas se entregarán. El alcance de la solución puede incluir:

  • El alcance del análisis (la unidad o proceso organizacional para los que los  requerimientos de BI son desarrollados) el cual provee el contexto en el cual la solución es implementada.
  • Las capacidades soportadas por los componentes de solución, tales como los programas de BI (medición, analítica, informes, colaboración, administración del conocimiento, etc.), procesos de negocios, unidades organizacionales, y otras aplicaciones de software.
  • Las capacidades a ser soportadas por versiones o iteraciones individuales.
  • La habilitación de otras capacidades que son requeridas con el fin de que la organización pueda desarrollar las capacidades requeridas para satisfacer la iniciativa de negocio. Por ejemplo contar con los datos necesarios para satisfacer la solución de BI.

El alcance de la solución debe ser descrita en términos de características y funciones mayores que serán incluidas, y las interacciones que la solución de BI tendrá con personas y sistemas fuera de su alcance. Establece los componentes de solución que estarán dentro o fuera del alcance. Describe las funciones de BI que serán atendidas, las unidades de negocio que serán involucradas, los procesos de negocios afectados, los dueños de los procesos y los sistemas de TI y otra tecnología que será probablemente afectada.

Caso de Negocio

Siempre es necesario determinar si una organización puede justificar la inversión requerida para entregar la solución propuesta.

El caso de negocio describe la justificación del proyecto en términos del valor añadido al negocio como resultado de la implementación de la solución de BI. El caso de negocio debe incluir también beneficios cualitativos y cuantitativos, estimados de costo y tiempo para alcanzar el punto de equilibrio, expectativas de ganancias y seguimiento de oportunidades. También debe presentar las expectativas de la consecuencia del flujo de efectivo sobre la acción del tiempo, y los métodos y razonamiento que fueron usados para cuantificar costos y beneficios. Proporciona el marco de tiempo para demostrar como con la iniciativa de BI se alcanzarán los objetivos de negocio. Adicionalmente, este documento detalla las restricciones asociadas con el proyecto propuesto, junto con el presupuesto estimado, y la alineación con las estrategias establecidas por la organización.

Conclusión

El valor que aportan las prácticas de Business Analysis a la ejecución de proyectos es principalmente asegurar que los esfuerzos de una iniciativa están dirigidos a satisfacer necesidades reales de la organización y la medición de los resultados reales de las implementaciones. Cuando se realizan proyectos de Business Intelligence o Data Warehousing, los esfuerzos suelen ser muy importantes y el desgaste de la organización al implementarlos es considerable. El identificar puntualmente los beneficios que estas soluciones darán a la organización y si la organización está en condiciones para soportar estos esfuerzos redundará en beneficios importantes a la organización al prevenirles incursionar en costosos proyectos que al no estar correctamente dimensionados se conviertan en proyectos problema con la consecuente pérdida de tiempo y dinero.

Como siempre, te invito a dejar tus sugerencias y comentarios.


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