(Tomado del artículo Are you a BA or a BOT?, www.modernanalyst.com
– Paul Mulvey)

Existen dos formas de ejecutar el análisis de negocios, cuál de ellas ejecutas tú?

• tu única obligación en una junta de trabajo es tomar las notas
• el negocio espera que escribas exactamente lo que te dijeron que quieren como      solución
• tus usuarios corrigen tu gramática durante una revisión de documentos en lugar de concentrarse en el problema de negocio que quieren resolver
• no retas al negocio para encontrar la causa raíz del problema
• te enfocas en darle al negocio lo que quiere en lugar de entender lo que necesita

Si te has identificado con alguno de estos aspectos, tienes perfil de Tomador de Pedidos. ¡Pero no te espantes!, existen varias formas de evolucionar hacia una posición de analista de negocio desde la posición de tomador de pedidos. Algunas de ellas tienen que ver con la cultura de la organización ya que la organización no se da cuenta de lo que pasa cuando los analistas de negocio son tratados como tomadores de pedidos en lugar de analistas de negocio.

1. Fallas en corregir el problema real

Supongamos que Ud. Es padre de una adolescente de 14 años y llega diciendo “Necesito un nuevo IPhone”. Los padres de adolescentes son analistas de negocio naturales, entonces cuando cuestionan la solicitud y la respuesta es que el teléfono actual no puede cargar las actualizaciones más recientes. Muy rápido entienden que el problema real no es el teléfono, sino el espacio para almacenar las actualizaciones. Por lo tanto ahora ya tienen una opción adicional – incrementar el espacio de almacenamiento.

Pero yendo más allá – ¿Por qué un teléfono que tiene 4 meses de adquirido tiene problemas de espacio? Cuando realizan la investigación y el análisis encuentran que no es la música la que está demandando gran cantidad de espacio, sino los 3.5Gb de autorretratos (selfies) tomados con la cámara del teléfono. Ahora tienen otra opción: administrar mejor el espacio, migrando las fotografías a una laptop de tal forma que libere espacio en el teléfono y permita que se carguen las últimas actualizaciones eliminando la “necesidad” de comprar un nuevo IPhone. Problema resulto. Resolviste el problema real en lugar de sólo registrar la solicitud de tu usuario (tu hija) e implementarla.

¿Resultado? El analista de negocio a diferencia del tomador de pedidos, proporciona valor a la organización (tu casa) reduciendo costos (meta del negocio).

Ahora imagine lo contrario – solo escuchas a tu usuario y compras el Nuevo IPhone. El problema real no se resuelve y después de comprar el IPhone, estás justo donde empezaste – nuevamente sin espacio para almacenar las actualizaciones del teléfono. Lo que nos lleva al segundo problema del tomador de pedidos, el cual es…

2. Gastas mucho más dinero porque al final, todavía tienes que corregir el problema real   

Si el tomador de pedidos simplemente toma el pedido para el negocio sin entender el problema, gastará más dinero porque tiene al final, necesitará implementar la solución correcta.

Supongamos que el negocio requiere un paquete de software CRM (Customer Relationship Management) para su área de negocio. Entonces, sin entender el problema real (punto de dolor) que están tratando de resolver, se compra el paquete. Entonces como la unidad de negocio encuentra que éste no funciona como su proceso anterior, solicita un proyecto de mantenimiento para adecuar el software (dinero), capacitar en el nuevo software (más dinero), nuevos equipos para mejorar el rendimiento del software (aún más dinero) y entonces al final terminan comprando una herramienta de ventas porque eso era en primer lugar, lo que realmente necesitaban para su proceso de concentración de ventas. Por lo tanto todo el trabajo para poner en funcionamiento el paquete de CRM y la adecuación, fue un desperdicio porque éste realmente no resolvía el problema.

Entonces en lugar de comprar la herramienta de ventas, compraron dos cosas: la herramienta de ventas y el software CRM. Y no solo eso, sino también los costos de adecuación, capacitación y nuevo hardware. Todo esto se pudo haber prevenido si su hubiera realizado un análisis al principio y entender los objetivos de la unidad de negocio en lugar de simplemente registrar lo que deseaban.

3. Los tomadores de pedido tendrán la culpa al final

Cuando tu simplemente registras lo que el negocio pide y no tratas de entender su problema real eventualmente el negocio regresará con el analista y no dirá “Oh, nos equivocamos al pedir un CRM cuando realmente necesitábamos una herramienta de ventas – fue nuestro error”, más bien dirá “Sr. Director General, nuestra unidad de negocio perdió dinero este año porque el analista de negocio creó una solución inutilizable por nosotros para hacer el trabajo.” Y aquí es donde te dan las gracias por haber trabajado en la empresa.

Entonces, ¿cómo quieres evolucionar a ser un analista de Negocio en lugar de ser un Tomador de Pedidos?  

Aunque hay varias formas de ser un mejor analista de negocio y existen una gran cantidad de artículos en internet con una vasta cantidad de tips y recomendaciones, aquí hay 4 en las cuales concentrarse a partir de lo ya comentado en este artículo:

1. Entender el problema que el negocio quiere resolver. Si no conoces el problema, va a ser bastante difícil resolverlo. Como el IPhone, si el padre no hubiera entendido el problema, la solución no hubiera funcionado. Pregunta ¿Por qué? ¿Cuál es el problema? ¿Cuál es el punto de dolor que estás experimentando en tu área de negocio?
2. Resolver el problema es realmente importante. Algo que realmente ayuda a ejecutar el trabajo a lo largo de toda la organización es una técnica conocida como Observación en su forma activa. A través de ejecutar las tareas tú mismo, obtendrás la experiencia de vivir el “dolor” que el negocio está experimentando. Tendrás mucha mejor idea de cómo éste afecta al trabajo del usuario del negocio y podrás idear soluciones y formas de realizarlo de manera más eficiente. Hacer las tareas “codo con codo” con el negocio también ayudará a establecer una buen relación con los usuarios de negocio y esto es muy importante para que sientan que estás ahí para ayudarlos y entender sus problemas en lugar de sólo transcribir información y documentarla. El tener a alguien diciéndote cómo algo toma mucho tiempo en lugar de arremargarse las mangas de la camisa e involucrarse con ellos en la forma de cómo ejecutan el trabajo son dos cosas muy diferentes. Mike Rowe en su programa de Dirty Jobs en Discovery Channels hace un estupendo trabajo entendiendo las tareas requeridas para cumplir con el mismo. Observe cómo establece una buena relación con sus usuarios en el show.
3. Registra tus éxitos y explícaselos al negocio. Muchas veces los ejecutivos no comprenden que un Analista de Negocio es más que un Tomador de Pedidos. Para ser honestos, muchas veces la falta de la percepción de valor que tenemos es nuestra propia culpa – no le mostramos al negocio cómo hemos descubierto el problema real o cómo hemos identificado las alternativas de solución o cómo le hemos ahorrado al negocio X cantidad de dinero. Asegúrate de llevar un registro de lo que has identificado como analista de negocio y cómo has contribuido al éxito de la organización. Si el negocio pregunta por aquel, brillante IPhone de $750 Usd y tu muestras una alternativa de solución al migrar cientos de Gb de fotografías por solo $5 Usd, habrás creado una solución que le ahorró a la compañía $745 Usd, algo que vale la pena difundir y celebrar.
4. Tener plantillas o patrones puede ayudar tremendamente a hacer las preguntas correctas con el fin de obtener excelentes requerimientos. Cuando tienes una lista enfrente de ti que te ayuda a recordar qué preguntar, te ayudará a llegar a un mejor análisis y ser un mejor analista de negocio.

Seguramente tienes tu propia forma de probar tu valor al negocio de las que aquí se describen. ¡Compártenos tus experiencias! y déjanos tus comentarios.