El gerente de proyectos / analista de negocios híbrido

Una tendencia cada vez mayor en el mundo de la entrega de proyectos es el surgimiento del rol híbrido del gerente de proyectos / analista de negocio. Aunque parecen ser muy diferentes, requieren tener habilidades similares y la pregunta es ¿Cuáles son estas habilidades similares o cuales son las diferencias entre los analistas de negocio y los gerentes de proyectos?

Muchos profesionales están desempeñando un papel híbrido sin saberlo y existe mucha confusión debido al traslape de competencias lo cual puede llevar a resultados perjudiciales tanto a la organización como al profesional, ocasionando retrasos en los proyectos y mayores costos a la organización derivado de la recontratación de personal con las capacidades suficientes y necesarias para estos roles híbridos. Adicionalmente, los miembros del equipo de proyecto pueden no tener claro quién es responsable de que y no saber cuál es la mejor forma de actuar en su entorno de trabajo.

En este artículo se señalan cuáles son las competencias y responsabilidades específicas de ambos roles y las áreas donde se traslapan.

Competencias de los Analistas de Negocio y Gerentes de Proyectos

 

Responsabilidades de los analistas de negocio y los gerentes de proyectos

Las responsabilidades entre los analistas de negocio y los gerentes de proyectos pueden ser más claras después de considerar las competencias compartidas.  Lo crítico aquí es que las competencias aplican de diferente manera, particularmente para los analistas de negocio.

 

Descripción de las responsabilidades del Analista de Negocio, el Gerente de Proyectos y de las responsabilidades compartidas

 Responsabilidades específicas de los analistas de negocios

Planificación y seguimiento del análisis empresarial

Planificar, organizar y coordinar los esfuerzos de los analistas de negocio y las partes interesadas durante todo el ciclo de vida del proyecto.  Utilizando las competencias 2 y 8, los analistas de negocio realizan actividades que incluyen la planificación del enfoque de análisis de negocio, la planificación de la participación de las partes interesadas, la gobernanza del plan de análisis de negocio, la gestión de la información del análisis de negocio y las mejoras de desempeño.

 Elicitación, confirmación, verificación y validación de requisitos

El uso de las competencias 1, 4 y 5 los analistas de negocio facilitan las sesiones con las partes interesadas para identificar y establecer el conjunto apropiado de modelos para representar las características clave de la solución.

Análisis y Modelado de Requerimientos

Al aplicar la competencia 11, los analistas de negocio aplican sus habilidades de resolución de problemas para interactuar con todas las fuentes disponibles de requisitos para obtener la información necesaria y realizar el trabajo de análisis.

 Gestión del ciclo de vida de los requisitos

Aplicando las competencias 6 y 7, los analistas de negocio se aseguran de que los requisitos y diseños en los diferentes niveles estén alineados entre sí, y para realizar la evaluación de impacto comprendan los cambios de un requisito en otros.

 Evaluación de la solución

Al aplicar la competencia 8, los analistas de negocio evalúan el desempeño y el valor entregado por una solución en uso por las organizaciones y recomiendan la eliminación de barreras o restricciones que impiden la realización total del valor.

 Recomendar opciones de solución

Al aplicar la competencia 3, las habilidades de liderazgo se utilizan para analizar el valor y recomendar soluciones a los principales interesados, incluidos los patrocinadores del proyecto.

 Analizar el rendimiento de la solución

Al aplicar la competencia 10, las habilidades de pensamiento sistémico se utilizan para proporcionar información sobre el rendimiento de una solución en relación con el valor que aporta.

Responsabilidades específicas del gerente de proyecto

Los gerentes de proyecto a menudo aplican una gama más amplia de las competencias compartidas anteriores a todas sus responsabilidades a continuación en comparación con los analistas de negocio.

 Estimación y presupuestación

Los gerentes de proyectos son competentes en la estimación y elaboración de presupuestos, en términos de gestión del tiempo, gastos y recursos.  La capacidad de planificar es una responsabilidad crítica, ya que sustenta la entrega oportuna del proyecto.  Muchos proyectos, especialmente aquellos con obligaciones contractuales estrictas, tienen una mayor propensión al fracaso debido a una planificación inadecuada y la falta de comprensión de las dependencias del proyecto.  Los gerentes de proyecto definen el plan y determinan los recursos disponibles, comprenden la importancia de establecer estimaciones de tiempo realistas, evaluar las capacidades de los equipos y asignarlos a las actividades que mejor se adapten a sus habilidades. Es fundamental que revisen con frecuencia el presupuesto establecido y realicen pronósticos para evitar sobrecostos presupuestarios materiales.

Gestión de clientes y comunicación de proyectos de alto nivel

Como una de las caras clave en los proyectos, los gerentes de proyecto se aseguran de que los clientes estén satisfechos minimizando la incertidumbre y comunicándose con sus partes interesadas clave utilizando los medios adecuados.

 Gestión de proveedores

Coordinan esfuerzos con las partes externas involucradas en la creación y entrega de la solución.

 Seguimiento del progreso del proyecto

Durante las primeras fases del ciclo de vida de un proyecto, los gerentes de proyecto y sus equipos suelen tener una visión clara de producir el resultado deseado.  Sin embargo, a lo largo del proyecto, se presentan obstáculos que provocan que las cosas comiencen a desviarse del plan del proyecto, un gerente de proyecto deberá monitorear y analizar las causas fundamentales de los problemas enfrentados y tomar las medidas correctivas necesarias.

 Gestión de informes de proyectos y documentación crítica del proyecto

Para mantener satisfechas a las partes interesadas internas y externas, los gerentes de proyectos presentan informes que documenten que los requisitos clave del proyecto se cumplieron a tiempo, además de estar bien versados ??en la historia del proyecto, incluidos los hitos clave, quién estuvo involucrado en qué etapa, y lecciones aprendidas que podrían aplicarse en proyectos futuros.

Responsabilidades compartidas entre el Analista de Negocio y el Gerente de Proyectos

Gestión de riesgos

Ambos roles identifican los problemas potenciales relacionados, por un lado, con la solución por parte del analista de negocio y por otro lado, con la ejecución del proyecto por parte del gerente de proyectos, y aseguran que se aborden adecuadamente.

 Gestión de la calidad

Proporcionan la garantía de que la cobertura de las pruebas es completa y que la calidad es suficiente para avanzar con la solución.

 Escalamiento de problemas

Presentan los retos y problemas del proyecto al grupo apropiado de autoridades en el momento adecuado.

Gestión de requisitos del proyecto

El analista de negocio establece la naturaleza del proyecto que se debe entregar, los requisitos de las partes interesadas y define los objetivos. La definición del alcance se negocia con el stakeholder y el gerente de proyectos debe participar activamente en esta discusión para tener contexto de este y, en última instancia, tener claridad y sensibilidad acerca de los resultados que debe entregar el proyecto.

 Gestión del alcance de la solución

Una vez que se tiene claridad del alcance de la solución, ambos roles se aseguran de que las características y funciones de la solución se alineen con los objetivos y requisitos del proyecto.

Factores por considerar al decidir utilizar un Gerente de Proyectos / Analista de Negocio híbrido

Es común que las organizaciones pequeñas y medianas empleen el rol híbrido de gerentes de proyecto / analista de negocio para manejar sus iniciativas de proyecto.  Aunque desempeñar ambos roles puede ser una gran ventaja, a veces el rol dual puede no ser la decisión correcta para situaciones particulares.

Cantidad de trabajo involucrado

La cantidad de trabajo involucrado puede respaldar el tener un rol híbrido de Gerente de Proyecto / Analista de Negocio.  Por ejemplo, una organización que está implementando una nueva estrategia de marketing podría significar poco esfuerzo para obtener los requisitos del área de marketing, obtener información para descuentos promocionales, comunicarse con los desarrolladores y asegurarse de que se publique a tiempo la solución en el sitio web. Adicionalmente, el analista de negocio también podría realizar las pruebas de aceptación del usuario.  En este escenario, se requerirá alguna forma de estimación para determinar este esfuerzo.  Si se trata de un proyecto relativamente pequeño y si también se consideran algunos de los factores listados más adelante, puede ser apropiado que lidere un rol de Gerente de Proyecto / Analista de Negocios híbrido.

Diferencia de enfoque

Como ya vimos, las responsabilidades de los analistas de negocio y los gerentes de proyectos son diferentes, lo que significa que hay un enfoque diferente en los entregables y objetivos de cada función.  A menudo surgen conflictos, especialmente cuando ambos roles reportan a diferentes funciones organizacionales, o en el caso de proyectos de múltiples proveedores.  Los gerentes de proyecto pueden tener como objetivo entregar el producto final a tiempo y dentro del presupuesto, mientras que los analistas de negocio se esforzarán por garantizar que los clientes realmente puedan utilizar la solución cuando se implemente.

 Cuando sugerir gestiones separadas

Si uno se encuentra en una situación (de cronograma o alcance) que es inmanejable por una persona, o enfrentando un conjunto de requisitos sin poseer la experiencia y habilidades para gestionarlos y modelarlos, o trabajando con un proveedor que requiere atención continua intensiva, o en cualquier otra situación crítica y compleja que demande tiempo dedicado, entonces el mejor camino es sugerir que se separen las tareas de gestión de proyectos y análisis de negocio.

Funciones y responsabilidades del equipo del proyecto

Otro factor que influye en el desempeño de los roles híbridos es la falta de claridad que tiene el equipo del proyecto y los stakeholders acerca de los roles y las responsabilidades de un Gerente de Proyectos / Analista de Negocio y cómo esto afecta al proyecto.  Cualquier duda o confusión en este sentido puede dañar las comunicaciones y, en última instancia, el progreso del proyecto.  En este caso es conveniente realizar una matriz de roles y responsabilidades y difundirla entre todos los participantes para brindar mayor claridad.

 La búsqueda de una asociación cohesiva

Un rol híbrido de Gerente de Proyecto / Analista de Negocio puede tener sus propios méritos y desafíos, pero dados los factores de consideración anteriores, este no siempre es lo más conveniente.  Sin embargo, lograr una asociación cohesiva entre un gerente de proyecto y un analista de negocio es por mucho una de las herramientas más poderosas en la consecución del proyecto, independientemente de si se trata de un rol híbrido.  Una asociación conjunta y solidaria contribuye en gran medida a evitar las brechas de comunicación y, en última instancia, a crear el producto o la solución deseada por las partes interesadas.  En resumen, el factor crítico de éxito en la ejecución del proyecto consiste en que los analistas de negocio y los gerentes de proyectos utilicen las competencias específicas de sus respectivas áreas de responsabilidad, así como las competencias compartidas para apoyarse entre sí y al equipo del proyecto en general, y brindarse la oportunidad de demostrar la calidad de liderazgo en diferentes aspectos del proyecto.  Emplear uno sin el otro en proyectos grandes y complejos puede representar el riesgo de perder los beneficios que conlleva que estos dos especialistas se apoyen mutuamente para ofrecer soluciones de la calidad adecuada, en el momento adecuado y con el presupuesto acordado.

Como siempre, te invito a dejar tus comentarios y sugerencias.

Referencias: