Cuántas veces, al enfrentarnos a un proyecto problema,  nos hemos preguntado: ¿qué fue lo que falló?, ¿qué fue lo que faltó por hacer? o ¿cómo pudimos haber evitado las fallas en el mismo?.

Como analistas de negocios, frecuentemente nos vemos amenazados por las fallas que eventualmente ocurren en los proyectos,  de aquí que identificando los errores más comunes de los analistas de negocios («Successful Business Analysts: How They Avoid the Five Most Common BA Mistakes”, Autor: Dana Brownlee) podemos inferir los siguientes 5 pasos más importantes para ser un analista de negocio ¡exitoso!:

Paso no. 1.- Aclarar tu rol como Analista de Negocio.- Define claramente desde el principio del proyecto el alcance del trabajo que realizarás.

• ¿Cuál es mi rol en el proyecto?
• ¿Cuál es mi nivel de responsabilidad?
• ¿Que otros recursos estarán disponibles para mí?
• ¿Cuál será mi línea de reporte jerárquico?
• ¿Cuál es el objetivo o meta del proyecto?
• ¿Cuáles son los entregables esperados específicos?
• ¿Cuales otras tareas debo de considerar? (Además de aquellas que manejaré como BA)
• ¿Cuál es la expectativa de tiempo para el proyecto?
• ¿Cuáles son los riesgos relacionados al proyecto, conocidos hasta el momento?

Paso no. 2.- Define un plan de actividades de Análisis de Negocios y un Proceso de Administración de Cambios. Considera tiempo suficiente dentro del plan global del proyecto, para incluir las siguientes actividades:

• Llevar a cabo un análisis de stakeholders
• Desarrolla plantillas o formatos para guías de entrevistas y retroalimentación de los stakeholders
• Prepara tus reuniones de recolección de requerimientos y estructúralas adecuadamente
• Implementa un proceso de administración de cambios.

Paso no. 3.- No te enfoques tanto en la ejecución de tus tareas, que descuides tu relación con los Stakeholders. Alimenta tus habilidades para construir relaciones:

• Incorpora actividades sociales periódicas lo más pronto posible
• Date tiempo para aprender algo no relacionado con el  trabajo, acerca de tus stakeholders más críticos
• Lleva a cabo algunas sesiones fuera del ámbito de trabajo
• Proporciona la mayor información posible a los stakeholders
• Considera las inquietudes o preocupaciones de los stakeholders
• Sé honesto con los stakeholders

Paso. 4.- Agudiza tus sentidos para reconocer que las necesidades establecidas por los usuarios no siempre son las reales. Considera que:

• El usuario realmente no sabe que es lo que necesita por lo que solicita lo que cree que requiere
• Los usuarios solicitan más de lo que realmente requieren
• El usuario se enfoca en la solución que desea en lugar de plantear sus necesidades reales

Usa tus habilidades de investigación para poder distinguir entre un requerimiento y una solución.

• Enfoca al usuario en la necesidad (que es lo que trata de solucionar), y no necesariamente en la solución (como será solucionado)
• Inicia con preguntas generales. No reducirlas con demasiada rapidez o algunos elementos clave pueden ser pasados por alto
• Pregunta tanto preguntas abiertas como cerradas (respuestas amplias o cortas)
• Considera el «porque, que, donde, quien, cómo y cuándo»
• Pregunta al entrevistado si hay algo más que se debió haber preguntado pero no se hizo

Paso no. 5.- Califica los beneficios del proyecto tanto como sea posible. Utiliza la práctica de generar un Business Case para posicionar los beneficios en relación al tiempo, costo y calidad de manera que proporcione una perspectiva concreta del impacto al negocio: Utiliza frases que sean contundentes, Por ejemplo:

• En lugar de decir… «incremento en la satisfacción del cliente», Cuantificar el beneficio diciendo… «reducción de quejas de los clientes en un 30%»
• En lugar de decir…»incremento en la moral de los empleados», Cuantificar el beneficio diciendo…»reducción en la rotación de empleados en un 25%»
• En lugar de decir…»incremento en la eficiencia», Cuantificar el beneficio diciendo…»reducción del ciclo promedio de producción en un 20%»

Conclusiones:

Los analistas de negocios jugamos un papel crítico en los proyectos, representando los mejores intereses de la organización,  justificando las inversiones financieras, definiendo y especificando el producto que el proyecto debe de generar además de la calidad del mismo. Por lo tanto, el tener presente estos 5 pasos es muy importante para incrementar el índice de éxito en nuestro rol y mejorar nuestra imagen como profesionales del análisis de negocios.

Recuerda: Aclara tu rol, define tu plan de actividades y proceso de cambios, no descuides la relación con los stakeholders, identifica la necesidad real del stakeholder, cuantifica los beneficios del proyecto.

¡Participa!, deja tus comentarios, si tienes una pregunta específica usa la forma de contacto y no te pierdas el siguiente artículo, que estará enfocado a “Cómo llevar a cabo una Sesión de Requerimientos”