10 formas de afinar sus habilidades de comunicación como analista de negocio

De acuerdo con Morgan Masters, Business Analyst y parte del staff de ModernAnalyst.com, las 10 formas principales de afinar sus habilidades de comunicación, divididos en tres categorías son:

Principios Generales de Comunicación

1.- Comunicar a la gente donde está.- El uso del correo o de la intranet para comunicar no garantiza que la gente leerá la información. Dependiendo de la personalidad de cada uno, requerirán que ésta sea comunicada por escrito o personalmente. No se puede confiar en utilizar solo un canal de comunicación. Al igual que las campañas de marketing que utilizan docenas o cientos de puntos al mismo tiempo, la comunicación en Business Analysis sigue el mismo principio. Comunicar el mismo claro mensaje a todos, en cualquier lugar, al mismo tiempo.

2.- Haga el mensaje fácil de comprender.- Simplifique. Comunique lo que necesita en las menos palabras posibles. Si su audiencia es diversa, comunique sin utilizar términos técnicos.

3.- Establezca objetivos concretos, no sólo visiones subjetivas.- Cuantifique sus expectativas. No utilice frases como “Esto necesita estar lo más pronto posible”, sino “La fecha límite para entregar esto es el 1 de junio”. No “Me pueden enviar sus comentarios cuanto antes?”, sino “Se que están ocupados pero si queremos cumplir con las fechas del proyecto, necesito que me contesten hoy mismo”.

4.- Adecúe el mensaje a la audiencia.- El BABOK establece que una fuerte señal de habilidades de redacción es “la habilidad de ajustar el estilo de escritura a las necesidades de la audiencia”. Utilice un lenguaje coloquial y enfóquese en lo que su audiencia necesita escuchar. A los desarrolladores de software no se les necesita vender la genialidad de un nuevo producto, pero al cliente que puede dar retroalimentación, si. Expréseles algo como “Necesitamos de su experiencia para darle forma a un nuevo producto que requerirá de al menos 10 horas de su tiempo cada mes”.

5.- Sea proactivo.- No deje que otros interpreten los detalles o el estatus por usted. Si es información controversial o importante, expóngala claramente por escrito y envíela fechada. No deje que los colegas, stakeholders o desarrolladores lo escuchen de alguien más. Si no está en los requerimientos, no debe de estar en la cabeza de nadie. Recuerde que hay mucha especulación alrededor de los requerimientos y la dura realidad es que muchos stakeholders nunca leen los requerimientos a detalle. Realice un esfuerzo para activamente llegar a ellos dónde están.

6.- Utilice los recursos a su disposición.- Si no encuentra la mejor manera de comunicar algo a su auditorio, apóyese en su departamento de marketing. Una llamada a un experto en comunicación puede ayudarle a adecuar su mensaje y ahorrarse decenas de horas explicando las cosas mas tarde.

Comunicaciones Escritas

La comunicación escrita puede ser engañosa. Como dice el BABOK “La comunicación escrita es capaz de registrar una gran cantidad de información, pero frecuentemente es un reto asegurar que el texto redactado se entiende correctamente”. Algunos tips específicos para la comunicación escrita son:

 7.- Realice una lectura completa con el fin de eliminar oraciones complejas y evitar lenguaje excesivamente técnico.- Las personas que son sumamente técnicas tienden a expresar sus ideas de forma más compleja de lo que tiene que ser. “Deseleccione la tecla apropiada indicando si desea cancelar sus actualizaciones o continúe y salve”, en lugar de “Dé Cancelar o Continuar”. Puede necesitar refrasear algunas ideas para que estas sean mas comprensibles a una mayor audiencia.

8.- Si se requiere, repase su vocabulario y habilidades gramaticales.- La mayoría de los analistas de negocio son también por defecto redactores de tiempo parcial, gracias a los requerimientos. El BABOK enfatiza, “La comunicación escrita efectiva requiere que el analista de negocio tenga un amplio vocabulario, fuerte comprensión de la gramática y estilo y un entendimiento de cuales modismos y términos serán fácilmente comprendidos por la audiencia”. Una buena guía básica es The Elements of Style por Strunk and White.

Comunicaciones Habladas

9.- Siempre utilice las comunicaciones habladas como un complemento de lo que ya este escrito.- Nunca confíe en sólo hablar. Esto es como las funcionalidades extra (gold-plating), los supuestos y los rumores empiezan. Asegúrese de lo que desea comunicar está escrito claramente y publicado para que su audiencia lo acceda fácilmente.

10.- Mantenga un tono positivo y amigable.- Si está cansado o frustrado, trate de no demostrarlo. Eso hará que la gente se incline menos a ayudarlo o escucharlo. El BABOK menciona que uno puede desarrollar y entregar “presentaciones poderosas posicionando su contenido y objetivos apropiadamente (por ejemplo: tono positivo en lugar de negativo)”. La negatividad frecuentemente hace a las personas estar a la defensiva y no genera ningún beneficio. Para cada audiencia, permanezca positivo, ya sea presentando un problema o una solución.

Practique la escucha activa

La escucha activa es simplemente repetir lo que entendió de su interlocutor y pronunciar lo que interpretó de ello. Esto da oportunidad a su interlocutor de aclarar y eliminar supuestos. Frecuentemente los analistas no están incluso consientes de que están haciendo suposiciones e incluyéndolas dentro de los requerimientos, por lo que esta práctica es especialmente útil durante la fase de identificación. Por ejemplo, un CSR (customer service representative) puede decir “No nos gusta la función del reporte actual. Toma demasiado tiempo y los clientes siempre se frustran con él.” Un analista que practica la escucha activa podría decir algo como “Entonces su mayor preocupación es hacer llegar la información a los clientes el mismo día ya sea en un reporte o no” Esto podría llevar al CSR afirmar el supuesto del analista o corregirlo.

Espero que esta información les sea de utilidad para el desempeño de sus funciones como analistas de negocio y como siempre los invito a dejar sus comentarios.

Tomado de: ModernAnalyst.com http://www.modernanalyst.com/Resources/Articles/tabid/115/articleType/ArticleView/articleId/1994/10-Ways-to-Hone-Your-Communication-Skills-as-a-Business-Analyst.aspx


Comentarios

10 formas de afinar sus habilidades de comunicación como analista de negocio — 10 comentarios

  1. Muy buen articulo Gabriel, como ya es costumbre en tu blog. Me parece que el punto más dificil de aplicar es el tema de la escucha activa, en lo personal y laboral he visto que es lo más complicado de la comunicación, sin embargo cuando se aplica es la base de los éxitos que se dan en ambos ambientes. A promover ese punto y ponerlo en práctica en la medida de lo posible :). Saludos y gracias por esta labor tan importante que realizas.

  2. Es la primera vez que me llega este tema a mi correo. Quisiera resaltar el punto de la comunicación donde esta y es que a veces uno espera que lean los correos, pues una herramienta de comunicación, sin embargo, por alguna razón no es así. Tiene uno que buscar a la persona interesada para abordar un tema ya sea por teléfono o personalmente. Entonces, siempre hay que buscar el canal de comunicación adecuado.

  3. Así, es Leobardo, este es un problema por demás conocido y la pregunta aquí es. si ya sabemos que sucede, porque dejamos a la suerte el que la información fluya adecuadamente?.
    Finalmente los analistas de negocio tienen una gran parte de la responsabilidad de un proyecto y es por eso que estamos obligados a cuidar de cerca estos aspectos para asegurar en mayor medida el éxito del proyecto.

    Saludos.

  4. Muy buenos tips! Muchas gracias Gabriel por compartirlo. En la ejecución Delia proyectos es my importante recordarlos. En mi experiencia aplico mucho el tip 9 utilizar comunicación hablada sobre algo escrito, eso me ha permitido entender mejor los objetivos dentro de un proyecto y eliminar los supuestos erróneos.

  5. Gracias por tus comentarios Natalia. Así es, siempre es mejor tener un soporte escrito de cualquier comunicación hablada. Esta combinación ayuda mucho para aclarar y confirmar las cosas. Saludos

  6. Gracias por toda la info en esta pagina. Realmente es muy util para quien apenas estamos haciendo pininos en esto. Muy interesante.

  7. Gracias por los tips. Creo que llego algo tarde, pero me ha gustado lo que has publicado. Excelente artículo.
    Muy cierto lo que comentas con respecto a que hay que asegurarse de que el mensaje llegue al receptor y que sea entendido de la manera correcta.
    Estoy de acuerdo con lo que comenta Natalia. En lo personal la comunicación face to face es lo mejor, cuando se puede llevar a cabo. Hay mensajes corporales que solo frente a frente se pueden detectar y con lo cual podemos tomar acciones que permitan lograr acuerdos. En la comunicación escrita se pierde esa fuente de información.

  8. Hola Gabriel,

    Concuerdo con algunos, el mas complicado es aplicar la escucha activa. En lo personal el preguntar no es mi fuerte, muchas veces asumo que entendí y es lo peor que podemos hacer. Voy a poner en practica este punto, tengo que reforzarlo.

    Muchas gracias por los tips.
    Saludos!

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