Bitácora de Análisis de Negocio

Recibí la edición de esta semana del BATimes (www.batimes.com) con un artículo escrito por Dana Brownlee que creo de gran utilidad para los Business Analysts: «Cómo evitar los Cinco Errores Más Comunes de los Business Analysts» el cual recomiendo ampliamente que lean y del cual me permití escribir un resumen del mismo en español:

El artículo se enfoca en la experiencia de aquellos BAs que han sido más exitosos en este rol y que a lo largo de los años han aprendido a evitar estos cinco grandes errores.

Error No. 1.- No aclarar el rol del Business Analysts.- Es de gran importancia que el rol del BA se defina claramente desde el principio de un proyecto y que quede muy claro el alcance del trabajo que realizará. Dependiendo de cada organización, el rol puede abarcar tareas que el BA puede no tener contempladas y que a la postre genere clientes insatisfechos, equipos frustrados y pobres resultados.

¿Cómo evitarlo? Se deja claramente establecido que es responsabilidad del BA definir claramente su rol y responsabilidades en el proyecto y que debe de hacerlo lo más temprano posible. Sugiere realizar las siguientes preguntas clave:

• ¿Cuál es mi rol en este proyecto?
• ¿Cuál es mi nivel de responsabilidad?
• ¿Que otros recursos estarán disponibles para mí?
• ¿Cuál será la relación de subordinación?
• ¿Cuál es el objetivo o meta del proyecto?
• ¿Cuáles son los entregables esperados específicos?
• ¿Cuales otras tareas relacionadas debo de considerar? (Además de aquellas que manejaré como BA)
• ¿Cuál es la expectativa de tiempo para el proyecto?
• ¿Cuáles son los riesgos relacionados al proyecto, conocidos hasta el momento?

Error No. 2.- Apresurado desarrollo de requerimientos detallados.- El artículo plantea que en muchos casos se realiza la actividad de documentar los requerimientos sin un plan de desarrollo de los mismos y muchas veces sin considerar un proceso de administración de cambios.

¿Cómo evitarlo? La autora menciona que un BA exitoso se toma su tiempo para: 1) Trabajar dentro del contexto del plan global del proyecto y 2) Incluir las siguientes actividades: a) desarrollo de plantillas o formatos para guías de entrevistas y retroalimentación de los stakeholders; b) llevar a cabo un análisis de stakeholders, c) implementar un proceso de administración de cambios.

Error No. 3.- Deficiencia en el balanceo entre la ejecución de tareas y el manejo de relaciones.- Con relación a esto, la autora comenta que muchos BAs se enfocan tanto en la ejecución de las tareas que se olvidan del manejo de las relaciones como un componente crítico de sus actividades, ya que este actúa como intermediario entre varias áreas funcionales de la organización.

¿Cómo evitarlo? Los BAs más exitosos constantemente alimentan sus habilidades para la construcción de relaciones e incorporan conscientemente actividades para ello. Algunos tips a considerar:

• Incorporar actividades sociales periódicas lo más pronto posible
• Darse tiempo para aprender algo no relacionado con el  trabajo, acerca de sus stakeholders más críticos
• Llevar a cabo algunas sesiones fuera de la oficina
• Proporcionar la mayor información posible a los stakeholders
• Considerar las inquietudes o preocupaciones de los stakeholders
• Ser honesto con los stakeholders

Error No. 4.- Confundir las necesidades predispuestas de los usuarios con las necesidades reales.- Los BAs deben de reconocer que las necesidades establecidas por los usuarios no siempre son las reales y esto ocurre usualmente por las siguientes razones:

• El usuario realmente no sabe que es lo que necesita por lo que solicita lo que cree que requiere
• Los usuarios solicitan más de lo que realmente requieren
• El usuario se enfoca en la solución que desea en lugar de plantear sus necesidades reales

¿Cómo evitarlo?. Un BA eficiente debe de ser un afilado investigador y poder distinguir entre un requerimiento y una solución. La autora hace las siguientes recomendaciones:

• Enfocar al usuario en la necesidad (que es lo que trata de solucionar), y no necesariamente en la solución (como será solucionado)
• Iniciar con preguntas generales. No reducirlas con demasiada rapidez o algunos elementos clave pueden ser pasados por alto
• Preguntar tanto preguntas abiertas como cerradas (respuestas amplias o cortas)
• Considerar el «porque, que, donde, quien, cómo y cuándo»
• Preguntar al entrevistado si hay algo más que se debió haber preguntado pero no se hizo

Error No. 5.- No cuantificar beneficios.- Es muy importante señalar los beneficios y costos de los proyectos potenciales. Los BAs exitosos reconocen la importancia de calificar esos beneficios tanto como sea posible.

¿Cómo evitarlo?. Los BAs exitosos reconocen la importancia de generar un Business Case que claramente bosqueje los beneficios y costos anticipados del curso de acción recomendado. Esto requiere que el BA posicione los beneficios en relación al tiempo, costo y calidad de una manera que proporcione una perspectiva concreta del impacto al negocio: Por ejemplo:

• En lugar de decir… «incremento en la satisfacción del cliente», Cuantificar el beneficio diciendo… «reducción de quejas de los clientes en un 30%»
• En lugar de decir…»incremento en la moral de los empleados», Cuantificar el beneficio diciendo…»reducción en la rotación de empleados en un 25%»
• En lugar de decir…»incremento en la eficiencia», Cuantificar el beneficio diciendo…»reducción del ciclo promedio de producción en un 20%»

Finalmente, la autora concluye diciendo que los BAs juegan un papel crítico representando los mejores intereses de la organización y justificando las inversiones financieras y que estas mejores prácticas no sólo alientan el éxito en un proyecto específico, sino más importante, ayuda a los BAs a desarrollar habilidades que sientan las bases para éxitos de largo plazo.

Título original del artículo: «Successful Business Analysts: How They Avoid the Five Most Common BA Mistakes»

Autor: Dana Brownlee, PMP, Professional Matters Inc.